このコラムはこんな人におすすめ！
- 義務化対応のITツールを安く導入する方法を知りたい
- 「電子取引データ保存」義務化の重要なポイントを知りたい
- 義務化までに対応が間に合わない場合の罰則や対処法が気になる
- 義務化に伴う「いつまでに、何をすればいいか」等の具体的な対応策が知りたい
【電子帳簿保存法改正】「データ保存の義務化」はいつから？ 罰則はある？
「電子帳簿保存法改正」の改正で電子取引データのデータ保存が義務化されます。 義務化に伴う具体的な対応策や開始時期等を分かりやすく解説します！
「電子帳簿保存法改正」でデータ保存が義務化！
「電子帳簿保存法改正」の改正により、2024年1月1日から電子取引情報の保存ルールが変わります。
今までは紙で印刷した請求書や請求書などを原本として保管できましたが、今後は「「電子帳簿保存法」のルールに従った電子取引データのデータでの保存」が義務化されます。
なんと約66％の会社が「未対応」！
2024年1月から、注文書や契約書等の取引情報を紙ではなく、電子保存することが義務付けられます。
「来年から請求書類等の紙保存ができなくなるらしい」とはなんとなく頭の片隅にある方も多いはず。
とはいえ、義務化への対応が追い付いていない職場も多いようで、11月21日の時点で66.2％の企業が未対応です。
「まだ猶予期間だから……」と、先延ばしにしているとあっという間に年末です！
このコラムでは複雑な「電子帳簿保存法」改正に伴うデータ保存の義務化について簡単に解説。
知識ゼロでも「いつまでに、何をすればよいか」がハッキリと分かります！
【電子帳簿保存法改正】義務化に対応しないとどうなる？罰則はある？
ちなみに、2024年1月以後も今まで通り書類をプリントアウトして保存し続けたらどうなるのか気になりませんか？
実は以下のような罰則が定められています。（2023年12月18日現在）
罰則(1）青色申告の承認が取り消される
罰則(2)推計課税や追徴課税を課せられる
罰則(3)会社法による過料を科せられる
このように、「電子帳簿保存法」に則った電子データ保存ができていない場合は罰則を受けるリスクがあります。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、帳簿や領収書・請求書などの書類の保存処理に係る負担を軽減するために、電子データによる保存を認めるものです。
電子帳簿保存法は3つに区分されます。
2024年1月から義務化されるのは「電子取引の保存」のルールです。
■電子帳簿等保存
コンピューターなどで電子的に作成した国税関係帳簿書類の電子保存を認めるもの
■スキャナ保存
自己が作成した紙の書類の控や取引先から受け取った紙の請求書などを、一定の要件のもとスキャンし、電子データ保存を認めるもの
■電子取引の保存
注文書や契約書などの取引情報を紙ベースではなく、電子データで行った場合の電子保存について定めたもの
出典：国税庁
2024年1月からこう変わる！「電子帳簿保存法」改正を分かりやすく解説
「電子帳簿保存法」の改正は、これまで何度か行われてきています。
2021年度に改正（2022年1月1日より施行）では、先ほど説明した3つの区分の1つである「電子取引の保存」が義務化されました。
これにより、今までは紙で印刷したものを原本として保管できましたが、データで保存することになりました。
ただし、「義務化」と言っても2023年12月までは「猶予期間」とされ紙保存も可能です。
猶予期間が終わり、2024年1月1日からいよいよ「電子取引の保存」が義務化されます。
今まで見積書や請求書を紙保存していた職場も、この日から「電子帳簿保存法」に則って電子取引データをデータ保存する必要があります。
【電子帳簿保存法改正】2024年1月から変わる「3つのルール」
「電子取引の保存」の義務化だけでなく、2024年1月から「スキャナ保存」と「帳簿等保存」のルールも変更されます。
後者2つはルールが緩くなる「緩和策」なので、ITツールを導入する等の対応は必要ありません。
2024年1月からの変わる3区分のポイントをまとめました。
【要対策】注文書等の電子データをそのまま保存（電子取引の保存）
「取引情報を原則データ」で「電子帳簿保存法の要件に則って保存する」必要があります。
下記の書類を「受け取る側」「送る側」双方がデータで保存します。
対象となるのはあくまで「データでやりとりしたもの」で、「紙でやりとりした書類」をデータ化する必要はありません。
具体的には、「取引先名、取引年月日、取引金額」が記載されている取引書類は、基本的には電子取引の対象であると解釈をしておくとよいでしょう。
対象となる書類
- 注文書
- 見積書
- 契約書
- 納品書
- 請求書
- 領収書 等
【対策不要】スキャナ保存：タイムスタンプと検索要件の緩和
【対策不要】電子帳簿等保存：電子帳簿の利用で紙帳簿の7年間の保管が不要に
対応不要の上記2つに関しては以下のコラムで詳しく解説しています！
【電子帳簿保存法改正】「データ保存」義務化対応のITツールは？
2024年1月までに「電子帳簿保存法」改正に対応しているITツールを導入する必要があります。
人気ツールをいくつかご紹介します！
■マネーフォワード クラウド会計
クラウド会計上で仕訳に証憑を添付すると、電子帳簿保存法の保存要件を満たした状態で「マネーフォワード クラウドBox」へ自動で電子保存されます。
■マネーフォワード クラウド請求書
クラウド請求書で証憑を発行し出力・送付すると、「電子帳簿保存法」の保存要件を満たした状態で「マネーフォワード クラウドBox」へ自動で電子保存されます。
■かんたんクラウド
スタートアップ企業や中小企業、小規模事業者の向けの財務システムとして提供されている、会計・給与のクラウドサービスです。電磁的記録・電子取引・スキャナ保存に対応しています。
■freee会計
クラウド会計ソフトとして有名なfreeeでは、領収書と請求書を電子帳簿保存法に対応した形式で電子データとして保存できます。
■ジョブカン会計
消費税増税など法改正への対応はもちろんのこと、会計ソフトへの入力工数削減を実現し、更なる業務効率化を支援します。
■楽々精算
電子帳簿保存法対応社数No.1！大手企業や中小企業、急成長のベンチャー企業など、12,000社以上の企業で利用されています。企業のペーパーレス化の実績も豊富です。
■Bill One
紙やデータなど、さまざまな方法・形式の請求書をオンラインで受け取ることができます。受領した請求書データはクラウドで一元管理されるため、請求書の紛失などのリスク回避に有効です。
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「IT導入補助金2023」には幾つかの申請枠がありますが、今回の「電子帳簿保存法」改正に対応したツールの導入費用には「通常枠」または「デジタル化基盤導入枠 デジタル化基盤導入類型」が使えます。
■通常枠
ITツールとして、会計ソフトやクラウドサービス等の購入費用が対象とされます。
■デジタル化基盤導入枠 デジタル化基盤導入類型
会計ソフト・クラウドサービス等に加え、それらを機能させるためのパソコンやタブレット等ハードウェアの購入費用も含まれます。
【電子帳簿保存法改正】対応が間に合わない！そんな時は……
「電子帳簿保存法」対応のITツールを導入したいが、どうしても2024年1月の開始までに間に合わない、という場合は、次の2点を満たせば、電子取引データを保存しておくだけで問題ありません。
(1) 電子取引データ保存の一定のルールに従って電子取引データを保存できなかったことについて、所轄税務署長が相当の理由があると認める場合。（例：人手不足、資金不足、システム準備が間に合わない 等）※事前申請等は不要です。
(2) 税務調査の際に、電子取引のデータのダウンロードや、データを印刷した書類の提示求められた時に応じられるようにしている場合。
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