【インボイス制度】デジタルインボイスと電子インボイスの違いは何? - みんなの補助金コンシェルジュ

【インボイス制度】デジタルインボイスと電子インボイスの違いは何?

今年10月に開始する「インボイス制度」にともない、最近よく耳にするデジタルインボイスや電子インボイスという言葉。 この2つのインボイスの違い、はっきり説明できますか? この違いを明確に理解していないと、ITツールを導入するときなどに間違ったものを購入してしまうかもしれません! 本コラムではデジタルインボイスや電子インボイスの違いを説明します。

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  • インボイス

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デジタルインボイスと電子インボイスの違いは?

電子インボイスもデジタルインボイスも、インボイス(適格請求書)の種類です。
図のようなイメージになります。

電子インボイス

電子インボイスは、「インボイス制度」において仕入税額控除の適用を受けるために必要なインボイスを電子データ化したものを指します。
光ディスク、磁気テープ等の記録用の媒体による提供、EDI取引、電子メール、Webサイトなどの電磁的方式により取引情報を授受する電子取引で交付されたインボイスが電子インボイスです。

デジタルインボイス

デジタルインボイスとは、Peppol(ペポル)という共通のルールにもとづいて、異なるソフトウエア間でもやりとりできるようになった電子インボイスのことです。
Peppol(ペポル)は、受発注や請求にかかる電子文書をネットワーク上でやり取りするための「文書仕様」「ネットワーク」「運用ルール」の国際規格で、世界中で使われています。
日本でも電子インボイスの標準仕様をPeppol(ペポル)にしようとする動きが出てきています。
つまり、「デジタルインボイス=標準化され構造化された電子インボイス」です。
会計ソフトベンダーや請求書送受信SaaSベンダーが、Peppol(ペポル)サービスプロバイダーに接続することで、相互にインボイス情報をやりとりできるようになります。
現在認定されているPeppol(ペポル)サービスプロバイダーは、株式会社マネーフォワードや富士通Japan株式会社など全25社です。(2023年3月8日現在)

電子インボイスを導入するメリット・デメリット

電子インボイスの主なメリットとして以下5つがあります。

電子インボイスのメリット

(1)仕訳入力から仕入税額控除の計算まで業務が自動化できる
(2)データの手入力による人為的ミスの心配がない
(3)高い真正性でデータ改ざんの心配がない
(4)インボイスの保管・管理・検索が容易になる
(5)在宅勤務やテレワークでも請求書業務ができる
紙の請求書であれば、会計システムへのデータ入力はすべて手作業です。
データをひとつひとつ手作業で入力するのは、手間や時間がかかり、入力ミスが起きる場合も。
さらに複数の税率が混在している現在は会計処理も煩雑です。
電子インボイスであれば、各会計システムに直接データとして取り込むことができるので手入力が不要。
複雑な計算などもシステムが自動で行ってくれるため、業務効率がアップします。
「インボイス制度」開始後は、売り手・買い手ともにインボイスの控えを7年間保存しなければいけません。
紙のインボイスで保存する場合、保管する場所の確保やファイリングなど、管理に手間とコストがかかってしまいますが、電子インボイスならばこのような心配がありません。
また、ファイル名などで検索すれば必要な情報を手早く検索できるので業務の効率化にもつながりそうです。
コロナの新規感染者の数も減少傾向にある今、テレワークから出社に切り替える企業も多いなか、テレワーク×出社の「ハイブリッドワーク」も定着しつあるようです。
アフターコロナ時代もテレワークに適した社内システムが求められています。
紙のインボイスを利用した請求書業務には「テレワークが難しい」というデメリットがあります。
電子インボイスに対応するクラウドサービスを使えば、自宅でもネットを介してアクセスできるためテレワークでも請求書業務が可能になります。

電子インボイスのデメリット

(1)電子インボイスの取り扱いについて社内でルールを決める必要がある
(2)取引先によっては電子インボイス・紙のインボイス両方で対応する必要がある
電子インボイスを発行した、または取引先から発行された場合、電子帳簿保存法に準じてデータを保存する必要があります。
保存する電子インボイスの取り扱いについては、事前に社内でルールを策定し、管理を徹底しなければなりません。
また、電子インボイスを利用せず、紙のインボイスのみでの取引を希望する取引先もあるかもしれません。
このような場合、紙のインボイスと電子インボイスの両方の対応が必要になり、業務の負担につながってしまいます。

デジタルインボイスを導入するメリット

ピー・シー・エー(PCA)は、従業員数50~500人の企業の経理、営業事務担当者317人を対象に、中小企業のインボイス制度対応に関する実態調査を実施しました。
この調査では約半数が「デジタルインボイスを利用してみたい」※と回答しました。
デジタルインボイスに興味を持っている経理、営業事務担当者は多いようです。
実際に導入する前にデジタルインボイスのメリット・デメリットを簡単に整理しましょう。
 
※「非常にしてみたい」と「ややしてみたい」を含む。

デジタルインボイスのメリット

(1)請求から支払、さらには入金消込といった会計・税務の業務についてもデジタルデータでつながり、バックオフィス業務全体の効率化が図れる
(2)国内外の取引相手との間でデジタルデータの請求書をオンラインで円滑に授受できるようになる
現在、事業者のバックオフィス業務は、紙を前提としたやり取りが中心であり、多くのアナログな業務プロセスが存在しています。
その結果、業務の効率化や生産性向上の妨げとなっていると言われています。
この状態を解消するためには、紙を前提とした業務プロセスを「電子化」するだけでは不十分。
業務プロセス自体を見直す「デジタル化」が不可欠となります。
デジタルインボイス(標準化され構造化された電子インボイス)の利活用・普及を通じ、事業者のバックオフィス業務全体の「デジタル化」が図れます。
「請求業務だけ」など業務の一部だけでなく、「取引全体のデジタル化」が可能になる点がデジタルインボイス導入のメリットです。

まとめ

電子インボイス対応のクラウド業務ソフトとして、「マネーフォワード クラウド確定申告」「マネーフォワード クラウド会計」「楽々精算」などがあります。
このようなインボイス対応のツールの導入コストは「IT導入補助金」を活用して削減可能です!

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電子インボイス対応ソフトの導入費用が、「IT導入補助金」を使えば削減できる。
とはいえ、こんな不安はありませんか?
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「申請書類を作る暇がない!」
「そもそも「IT導入補助金」って何??」など……
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